CRM Yazılımlarında Müşteri Verilerini Korumanın En İyi Yolu Nedir?

Aralık 23, 2023

Müşteri verilerini korumak; işletmelerin gizlilik ve güvenlik standartlarına uyması, müşteri güvenini kazanması ve yasal gereksinimlere uygun hareket etmesi açısından kritiktir. Bu yazımızda sizin için CRM sisteminde müşteri verilerini korumanın bazı temel yöntemleri araştırdık.

Şifreleme Kullanımı

Şifreleme, CRM’de veri güvenliğini sağlamak ve müşteri verilerini yetkisiz erişimlere karşı korumak için kullanılan kritik bir güvenlik önlemidir. Şifreleme, verileri okunamaz hale getirerek bilgileri korur. Müşteri bilgileri, şifreleme algoritmaları kullanılarak özel anahtarlarla şifrelenir ve sadece doğru şifreyi bilen kişiler tarafından çözülebilir.

Şifreleme verilere yetkisiz erişimden korumayı sağlar. Ayrıca güvenli iletişim kanalları kullanarak verilerin aktarımını şifreler, bilgilerin iletim sırasında da korunmasını sağlar. Bu yöntem, müşteri verilerinin gizliliğini ve bütünlüğünü sağlamak için etkili bir güvenlik önlemidir.

Güçlü Kimlik Doğrulama

Güçlü kimlik doğrulama (2FA veya çift faktörlü kimlik doğrulama), CRM’de veri güvenliğini artırmak için kullanılan bir güvenlik önlemidir. Bu sistem, kullanıcının kimliğini doğrulamak için iki ayrı ve bağımsız kimlik doğrulama faktörü kullanır. Kullanıcı, genellikle kullanıcı adı ve şifresini girdikten sonra, bir ikinci faktör olarak bir mobil uygulama tarafından üretilen tek kullanımlık bir kodu veya bir SMS ile gelen doğrulama kodunu girmelidir.

Bu yöntem, yalnızca doğru kullanıcı tarafından bilinen bir şifrenin yanı sıra fiziksel bir cihazın ya da telefon numarasının da kullanılmasını gerektirir. Böylece yetkisiz erişim riskini azaltarak CRM sistemine güvenlik katmanı ekler.

Yetkilendirme ve Erişim Kontrolleri

Yetkilendirme ve erişim kontrolü, CRM’de veri güvenliğini sağlamak için kullanılan önemli bir mekanizmadır. Bu kontrol sistemi, kullanıcıların CRM içinde belirli verilere erişimini sınırlayarak, her kullanıcının belirli görevleri yerine getirmesini sağlar.

Kullanıcı rolleri ve yetkilendirme ayarları, belirli bir kullanıcının hangi verilere erişebileceğini ve hangi işlevleri gerçekleştirebileceğini belirler. Örneğin, satış temsilcileri müşteri verilerine erişebilirken, finans departmanı fatura bilgilerine erişebilir.

Bu kontroller hassas verilere sadece yetkili kişilerin ulaşmasını sağlar ve potansiyel güvenlik risklerini azaltır. Yetkilendirme ve erişim kontrolü, CRM sisteminin kullanıcı yönetimi üzerinde hassas kontrol sağlayarak veri güvenliğini artırmaya yardımcı olur.

Güvenlik Güncellemeleri ve Yedeklemeler

CRM’de veri güvenliği için güvenlik güncellemeleri ve yedeklemeler, sistemdeki güvenlik açıklarını kapatmak ve veri kayıplarını önlemek amacıyla kullanılır. Yazılım sağlayıcıları, düzenli olarak CRM sistemlerine güvenlik güncellemeleri sunar. Bu güncellemeler, bilinen güvenlik açıklarını düzeltir ve sistem güvenliğini güncel tutar.

Düzenli yedeklemeler almak, olası veri kayıplarına karşı önlem sağlar. Eğer bir güvenlik ihlali ya da veri kaybı meydana gelirse, yedekleme verileri kullanılarak sistemi eski çalışır durumuna geri getirmek mümkün olur. Bu yöntemler, CRM sisteminin güvenliğini sürekli olarak artırır ve işletmelerin müşteri verilerini güvenle yönetmelerini sağlar.

Mobil Cihaz Güvenliği

CRM’de mobil cihaz güvenliği için ilk olarak; mobil cihazlara özgü güvenlik uygulamaları ve şifreleme yöntemleri kullanılarak cihazlarda saklanan veriler korunur. Ayrıca güçlü kimlik doğrulama yöntemleri, mobil uygulamalara erişimde ek bir güvenlik katmanı sağlar.

Eğer bir cihaz kaybolursa veya çalınırsa, uzaktan veri silme ve kilitleme gibi uzaktan yönetim özellikleri kullanılarak müşteri verilerinin güvenliği sağlanır. Bu konu mobil cihazlardan CRM sistemine güvenli erişim sağlamak ve olası güvenlik risklerini azaltmak için uygulanan bir dizi önlemi içerir.

İzleme ve Günlükleme

İzleme ve günlükleme, CRM’de veri güvenliği için önemli bir unsurdur. Bu yöntem, sistem etkinliklerini izleyerek ve günlük dosyalarını oluşturarak potansiyel güvenlik tehditlerini tespit etmeye ve müdahale etmeye olanak tanır. Günlük dosyaları, kullanıcı etkileşimleri, oturum açma denemeleri, sistem hataları ve diğer olayları kaydederek olası güvenlik ihlallerini belirleme ve analiz etme konusunda bilgi sağlar.

İzleme ve günlükleme süreci, güvenlik açıkları veya potansiyel saldırılarla ilgili erken uyarı sağlayarak sistem güvenliğini artırır. Ayrıca bu günlükler, yasal uyumluluk gereksinimlerini karşılamak ve müşteri verilerinin izini sürmek için de kullanılabilir.

Personel Eğitimi

Personel eğitimi CRM’de veri güvenliği için kritik bir öneme sahiptir, çünkü kullanıcılar sistemi doğru bir şekilde kullanmalı ve güvenlik protokollerine uygun hareket etmelidir. Veri güvenliği konusunda eğitim almış personel, güçlü şifreler oluşturmayı, güvenlik açıklıklarına dikkat etmeyi, phishing saldırılarını tanımayı ve genel güvenlik prensiplerini anlamayı öğrenir.

Müşteri verilerini paylaşma ve işleme konusunda personelin bilinçli olmaları önemlidir. Bu eğitim iç tehditlere karşı dikkatli olunmasını, veri güvenliği politikalarına uymayı ve güvenli bir çalışma ortamını teşvik etmeyi sağlar. Personel eğitimi, veri güvenliği kültürünü güçlendirir ve olası güvenlik risklerini azaltmaya yardımcı olur.

Uyumluluk ve Yasalara Uygunluk

Uyumluluk ve yasalara uygunluk, CRM’de veri güvenliği için kritik bir faktördür. İşletmeler müşteri verilerini korumakla yükümlüdür ve bu konuda çeşitli yasal düzenlemelere uymak zorundadır. Kişisel veri koruma yasalarına uygun hareket etmek, müşteri mahremiyetini korumak ve veri güvenliğini sağlamak için önemlidir. Yasal düzenlemeler, müşterilere daha fazla kontrol ve şeffaflık sağlamayı amaçlamaktadır.

Uyumluluk sağlamak aynı zamanda itibar kaybını önler ve müşteri güvenini artırır. Yasal düzenlemelere uyum, işletmelerin veri güvenliği standartlarına uymasını ve müşteri verilerini güvenli bir şekilde işlemesini sağlar. Bu konular olası cezalardan kaçınmak, müşteri güvenini sağlamak ve iş sürekliliğini güvence altına almak için önemlidir.

CRM’lerde müşteri verilerini korumanın yollarını incelediğimiz yazımızın sonuna geldik. Müşteri datanızı güvenli bir şekilde saklayabileceğiniz talep yönetim platformu Grispi’yi 14 gün ücretsiz denemek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Bizimle İletişime Geçin

Detaylı bilgi ve demo hesabı için formu doldurun, sizi arayalım.